Собираетесь в деловую поездку? Чек-лист от цифровой платформы Ракета поможет вам с подготовкой к эффективной командировке. Он учитывает требования документов, расходов и поможет не упустить ни одной детали.
Итак, начинаем подготовку к бизнес-поездке.
1. Подготовительный этап
2. Документы и платежи
3. Билеты и отель
4. Финансы и контроль расходов
5. Сбор вещей
6. В командировке
7. После поездки
1. Подготовительный этап
- Согласовать цель и даты поездки
- Утвердить командированных сотрудников
- Ознакомить с политикой командирования в компании
- Оформить заявку на командировку
- Оформить служебное задание (или аналог по внутреннему регламенту)
- Получить приказ о командировке
2. Документы и платежи
- Получить согласие на работу в выходные (если требуется)
- Оформить расходный кассовый ордер (при выплате наличных средств)
- Подготовить страховку (ОВМС/ДМС, при зарубежной поездки)
- Проверить наличие паспорта/загранпаспорта и визы/приглашения
- Сформировать детальный график рабочих встреч
3. Билеты и отель
- Забронировать билеты (авиа/жд/авто), проверить обратные рейсы
- Зафиксировать трансферы и расписание по прилету/прибытию
- Забронировать отель или апартаменты, запросить отчетные документы
- Подтвердить наличие рабочих удобств в отеле (Wi-Fi, рабочая зона, завтрак, транспорт)
4. Финансы и контроль расходов
- Определить размер суточных и возмещаемых расходов. К слову, в Ракете суточные рассчитываются автоматически.
- Составить список всех планируемых затрат (билеты, отели, суточные, транспорт, питание, экстренные траты). В Ракете бюджет командировки формируется автоматически.
- Подготовить корпоративную карту или аванс на поездку
5. Сбор вещей
- Рабочие документы, ноутбук, зарядные устройства, переходники
- Распечатать билеты, ваучеры, рабочие письма или приглашения
- Аптечка, личные вещи, дорожные аксессуары
- Оригиналы и копии всех документов. Их можно оперативно посмотреть в мобильном приложении Ракеты.
6. В командировке
- Сохранять все чеки, посадочные талоны и отчетные документы или загружать их сразу в мобильное приложение Ракеты или в веб-версии
- Вести записи о расходах (можно вносить сразу в приложение или в веб-версии)
- Следовать графику встреч и задач по служебному заданию
- Находиться на связи с офисом
7. После поездки
- Сдать все отчетные документы и чеки в бухгалтерию. В Ракете все это формируется в электронном виде и автоматически отправляется в бухгалтерию
- Оформить авансовый отчет
- Отчитаться о выполнении целей поездки.