Собираетесь в деловую поездку? Чек-лист от цифровой платформы Ракетапоможет вам с подготовкой к эффективной командировке. Он учитывает требования документов, расходов и поможет не упустить ни одной детали.
Итак, начинаем подготовку к бизнес-поездке.
1. Подготовительный этап
Согласовать цель и даты поездки
Утвердить командированных сотрудников
Ознакомить с политикой командирования в компании
Оформить заявку на командировку
Оформить служебное задание (или аналог по внутреннему регламенту)
Получить приказ о командировке
2. Документы и платежи
Получить согласие на работу в выходные (если требуется)
Оформить расходный кассовый ордер (при выплате наличных средств)
Подготовить страховку (ОВМС/ДМС, при зарубежной поездки)
Проверить наличие паспорта/загранпаспорта и визы/приглашения
Зафиксировать трансферы и расписание по прилету/прибытию
Забронировать отель или апартаменты, запросить отчетные документы
Подтвердить наличие рабочих удобств в отеле (Wi-Fi, рабочая зона, завтрак, транспорт)
4. Финансы и контроль расходов
Определить размер суточных и возмещаемых расходов. К слову, в Ракете суточные рассчитываются автоматически.
Составить список всех планируемых затрат (билеты, отели, суточные, транспорт, питание, экстренные траты). В Ракете бюджет командировки формируется автоматически.
Подготовить корпоративную карту или аванс на поездку