Экономия бюджета командировок
Расходы оптимизированы без снижения мобильности команд.
−17% ежегодно
- RU
- EN
Автоматизация согласований, прозрачный бюджет и сокращение цикла командировки с 10 до 3 дней — на масштабе 1 200 человек и долгих поездок до 30 дней
Кейс • Фармацевтическая компания
Ракета превратила командировки фармкомпании в цифровой сервис
~50 млн рублей годовой бюджет на деловые поездки
Бюджет
2 региона исследовательские центры в Европе и Азии
Локации
1000+ менеджеров магазинов, регулярно ездят в регионы
Штат
Заводы в России
Командировки СНГ и зарубеж
Инженеры, руководители, закупщики
О компании
Международная научно-исследовательская корпорация со сложной многоуровневой структурой согласований и длительными командировками научных сотрудников.
01. Проблема
Неправильные квитанции и несвоевременная загрузка чеков приводят к тому, что расходы не возмещаются и теряются
Менеджеры тратят деньги с личных карт, а потом вручную собирают бумажные отчёты по каждой поездке
Личные карты и бумажные отчёты
Высокая доля отказов в возмещении
Нет аналитики по локальным поездкам
Поездки на такси и поездах невидимы для руководства — невозможно планировать бюджет и оптимизировать маршруты
01
03
02
Хаос в отчётности тормозил работу всей сети
Отчёты по городам, маршрутам и поставщикам услуг — полная картина командировочных расходов
Операции сверяются с фотографиями чеков, авансовые отчёты формируются автоматически
Безналичная оплата туристических услуг, категоризация расходов и единый счёт для всей сети
Корпоративные карты и единый счёт
Автоматическая сверка чеков
Детализированная аналитика
02 — Решение Ракеты
Единая система для всех магазинов сети
03
01
02
3. Достигнутые эффекты
98%
-25%
такси и поезда — за счёт прозрачной аналитики по маршрутам
сокращение по сравнению с бумажным процессом
корректные квитанции и чеки проходят проверку с первого раза
20%
после
до
100%
Соответствие документов требованиям
80%
Операционные затраты на обработку отчётов
Экономия на локальных перевозках
Цифры за первый год работы с Ракетой
98%
после
до
65%
Базовый бюджет 75%
Сэкономлено 25%
Цикл в 3 раза быстрее
Продолжительность цикла уменьшилась на семь рабочих дней.
было 10 дней
стало 3 дня
Меньше корректировок маршрута
Параметры поездки точнее планируются до её начала.
−65% изменений
Точность бюджета — ±3%
Отклонение расчёта сокращено на 75% относительно исходного уровня.
было ±12%
стало ±3%
Три шага от поездки до закрывающих документов
01
Менеджер оплачивает билеты, гостиницы и локальные сервисы с привязанной к сети карты. Расход получает категорию автоматически.
Фото чека загружается в систему и сопоставляется с операцией по карте. Несоответствия подсвечиваются сразу.
Платформа сама формирует авансовый отчёт и сводку по городу, маршруту и поставщику. Бухгалтерия получает готовый документ.
Оплата корпоративной картой
Сверка чеков
Готовый авансовый отчёт
Как это работает
03
02
Запросите демо «Ракеты» и узнайте, сколько ваша компания может сэкономить
Хотите оптимизировать расходы на командировки?
Кейс · Фармацевтическая компания
Командировки как цифровой сервис, а не ручной процесс
«Ракета помогла нам превратить командировки из ручного процесса в понятный цифровой сервис: оформление стало быстрее, контроль — прозрачнее, а нагрузка на сотрудников заметно снизилась».
Согласование поездки · было
1 Сотрудник
Excel-форма
2 Локальный менеджер
e-mail
3 Бюджетный комитет
3 лица
4 Бронирование
~10 дней
01
О компании
Крупная фарма с распределённой R&D-структурой и сложной матрицей согласований
Масштаб и география
- 1 200 человек в штате — от исследователей до полевых команд
- Исследовательские центры в Европе и Азии
- Долговременные поездки — регулярно до 30 дней
Согласование
- Многоступенчатая система — от локального менеджера до комитета
- Комитет из 3 лиц на финальном этапе
- Основной канал — электронная почта и Excel-формы
02
Проблема
Ручные процессы съедали время команды и размывали бюджет
до 15 лиц
Согласующих в Excel-цепочке
Ручной маршрут по десяткам руководителей и подразделений
~10 писем
На одну поездку
Переписка о корректировках дат, маршрутов и бюджетов
±12%
Точность планирования бюджета
Непрозрачные затраты по проектам, нет единой картины
Типичный путь поездки до «Ракеты»
Сотрудник → Excel-форма → Менеджер → Бюджет → Комитет (×3) → Правки по почте → Бронирование
03
Решение от «Ракеты»
Автоматизация, интеграции и аналитика — на каждом этапе поездки
Автоматизированный сценарий согласования
Настройка последовательных этапов и автоматических уведомлений — без Excel и переписки вручную.
WorkflowИнтеграция с ERP-системой
Бюджеты по проектам синхронизируются в реальном времени — без ручной сверки и расхождений.
ИнтеграцииКорпоративные тарифы
Спецусловия на проживание и авиабилеты — закреплённые договоры и автоматическое применение.
ЭкономияЦентрализованная панель и аналитика
Все затраты по поездкам — в одной интерактивной панели. Глубокая BI-аналитика по расходам.
BI & отчётность 04
Достигнутые эффекты
Измеримые результаты внедрения в цифрах
Что изменилось после запуска
Команда получила прозрачный и управляемый процесс командировок
−17%
Экономия бюджета командировок в год
×3×
Сокращение цикла согласования: с 10 до 3 дней
−65%
Снижение количества корректировок маршрута
±3%
Точность планирования бюджета (было ±12%)
Ракета · Корпоративные поездки
Кейс · Фармацевтика
«Ракета помогла нам превратить командировки из ручного процесса в понятный цифровой сервис: оформление стало быстрее, контроль — прозрачнее, а нагрузка на сотрудников заметно снизилась»
Профиль компании
Фармацевтическая компания
Международная научно-исследовательская корпорация со сложной многоуровневой структурой согласований и длительными командировками научных сотрудников.
1 200
сотрудников
в штате
в штате
2 региона
исследовательских центра
Европа и Азия
Европа и Азия
3 уровня
согласования
от менеджера до комитета
от менеджера до комитета
до 30 дней
длительность
типовой командировки
типовой командировки
Проблема
С чем столкнулась компания
Ручные процессы согласования съедали время сотрудников, размывали бюджет и затрудняли контроль над расходами.
Ручное согласование маршрутов
Excel-формы пересылались по цепочке согласующих лиц, создавая задержки и потери версий документов.
до 15 согласующих
в цепочке
в цепочке
Переписка о корректировках
Каждая правка маршрута — это новый круг согласований в почте, потеря контекста и путаница с версиями.
≈10 писем на одну
поездку
поездку
Непрозрачность бюджета
Расходы по проектам не синхронизировались с ERP, что затрудняло планирование и контроль лимитов.
±12% точность
планирования
планирования
Решение от Ракеты
Что внедрили
Комплексная цифровизация командировочного процесса: от автоматизации согласований до бизнес-аналитики по расходам.
01
Автоматизированный сценарий согласования
Настройка последовательных этапов и автоматических уведомлений — больше никаких потерянных Excel-файлов в почте.
02
Интеграция с ERP-системой
Двусторонняя синхронизация бюджетов по проектам в реальном времени — финансы всегда видят актуальную картину.
03
Корпоративные тарифы
Закреплённые тарифы на проживание и авиабилеты — сотрудники видят согласованные варианты, компания экономит на объёмах.
04
Интерактивная панель аналитики
Централизованный dashboard со всеми затратами по поездкам и глубокая бизнес-аналитика для принятия решений.
Достигнутые эффекты
Результаты внедрения
Цифры, которые показывают реальное влияние автоматизации на бизнес-процессы компании.
17%
в год
Экономия бюджета командировок
Снижение общих расходов на деловые поездки
3×
быстрее
Сокращение цикла согласования
Цикл согласования маршрута
10 дней → 3 дня
−65%
правок
Снижение корректировок маршрута
Количество изменений после первичного согласования
±3%
точность
Точность планирования бюджета
Отклонение плана от факта
±12% → ±3%
До и после
Трансформация процесса
Наглядное сравнение ключевых изменений в управлении командировками.
До Ракеты
Ручной процесс
- Excel-формы по почте между 15 согласующими
- В среднем 10 писем на каждую поездку
- Цикл согласования — 10 дней
- Точность планирования ±12%
- Отсутствие прозрачности бюджета по проектам
После внедрения
Цифровой сервис
- Автоматизированный сценарий с уведомлениями
- Корректировки внутри одной платформы
- Цикл согласования — 3 дня
- Точность планирования ±3%
- Интерактивная панель с аналитикой по расходам
Кейс клиента
Фармацевтика
R&D
Международная компания
« Ракета помогла нам превратить командировки из ручного процесса в понятный цифровой сервис: оформление стало быстрее, контроль — прозрачнее, а нагрузка на сотрудников заметно снизилась.
Фармацевтическая компания • 1 200 сотрудников • Европа и Азия
О компании
Международная фармацевтическая корпорация
Исследовательские центры, многоуровневые согласования и регулярные долгосрочные поездки
О компании Исследования без границ
- Штат — 1 200 человек, исследовательские центры в Европе и Азии.
- Многоступенчатая система согласования — от локального менеджера до комитета из трёх лиц.
- Частые долговременные поездки — до 30 дней.
1 200
сотрудников в штате
до 30
дней длится поездка
Проблема
Что мешало до автоматизации
Ручные процессы съедали время, бюджет и нервы сотрудников
01
📄
Excel-хаос в согласованиях
Ручное согласование маршрутов через Excel-формы с участием до 15 согласующих лиц.
до 15 согласующих 02
📧
Бесконечная переписка
Потери времени на переписку о корректировках маршрута — десятки писем на одну поездку.
≈10 писем на поездку 03
💸
Непрозрачный бюджет
Недостаточная прозрачность бюджета по проектам — сложно прогнозировать и контролировать расходы.
±12% точность Решение от Ракеты
Цифровой сервис командировок
Автоматизация процессов и прозрачность на каждом этапе
⚙️
Автоматизированный сценарий согласования
Настройка последовательных этапов и автоматических уведомлений — без Excel и переписки.
🔗
Интеграция с ERP-системой
Полная синхронизация бюджетов по проектам в режиме реального времени.
🏷️
Корпоративные тарифы
Внедрение корпоративных тарифов на проживание и авиабилеты для всех направлений.
📊
Централизованная панель управления
Интерактивный дашборд со всеми затратами и глубокая бизнес-аналитика по расходам.
Цикл согласования
С 10 до 3 дней за 3 шага
Полный цикл обработки заявки на командировку сократился в 3 раза
1
Заявка
→
2
Согласование
→
3
Бронирование
Достигнутые эффекты
Результаты в цифрах
Измеримые улучшения по ключевым бизнес-метрикам
Главный результат −17% экономия бюджета командировок в год
⏱️
×3
Сокращение цикла согласования
Было: 10 дней ✏️
−65%
Снижение количества корректировок маршрута
Меньше правок в процессе 🎯
±3%
Точность планирования бюджета командировок
Было: ±12% Готовы повторить эти результаты?
Узнайте, как Ракета может трансформировать процесс командировок в вашей компании.
Запросить демонстрацию
Кейс клиента
Ракета превратила командировки фармкомпании в цифровой сервис
«Ракета помогла нам превратить командировки из ручного процесса в понятный цифровой сервис: оформление стало быстрее, контроль — прозрачнее, а нагрузка на команду заметно снизилась».
О компании
Фармацевтическая компания международного масштаба
Разработка и исследования с географией по всему миру — требуют гибкой и быстрой логистики командировок
1 200
сотрудников
2
региона
Европа / Азия
Европа / Азия
30
дней макс.
поездка
поездка
-
Штат — 1 200 человек
Исследовательские центры в Европе и Азии, распределённые команды и частые межрегиональные проекты
-
Многоступенчатое согласование
Маршрут проходит от локального менеджера до комитета из трёх лиц — без автоматизации это превращается в долгое ожидание
-
Долгие командировки
Частые исследовательские поездки длительностью до 30 дней с непредсказуемыми корректировками маршрута
Проблема
С чем компания пришла в Ракету
Ручные Excel-формы, бесконечная переписка и отсутствие прозрачности по бюджетам проектов
до 15
согласующих лиц на одну поездку
Маршруты согласовывались вручную через Excel-формы, и на каждый этап уходили дни
10 писем
в среднем на одну поездку
Переписка о корректировках маршрута, датах и стоимости съедала время сотрудников и согласующих
±12%
погрешность бюджета
Планировать расходы по проектам было невозможно — данные о командировках были разрознены и непрозрачны
Решение от Ракеты
Что мы внедрили
Четыре ключевых направления, которые превратили хаос командировок в управляемый процесс
Автоматизированный сценарий согласования
Настройка последовательных этапов и автоматических уведомлений — каждое звено получает задачу вовремя, без потери времени на пересылку писем
Интеграция с ERP-системой
Синхронизация бюджетов по проектам в реальном времени — все расходы на командировки сразу видны в учётной системе
Корпоративные тарифы
Специальные условия на проживание и авиабилеты — экономия закладывается в каждую поездку ещё на этапе бронирования
Панель управления и бизнес-аналитика
Централизованный интерактивный дашборд со всеми затратами по поездкам и глубокой аналитикой расходов для принятия решений
Достигнутые эффекты
Результаты внедрения
Цифры, которые подтверждают эффективность перехода на цифровой сервис командировок
01
0%
Экономия бюджета командировок
Сокращение расходов в год благодаря корпоративным тарифам и контролю
02
0×
Сокращение цикла согласования
С 10 до 3 дней — согласование стало в три раза быстрее
03
0%
Меньше корректировок маршрута
Маршруты стали точнее с первого раза, переписка ушла в прошлое
04
±0%
Точность планирования бюджета
Вместо ±12% — прогноз расходов с точностью до трёх процентов
До и после Ракеты
Было
Цикл согласования 10 дней
Согласующих на поездку до 15
Писем на поездку ~10
Погрешность бюджета ±12%
Стало
Цикл согласования 3 дня
Корректировок маршрута −65%
Экономия бюджета 17%
Погрешность бюджета ±3%
Кейс · Фармацевтика
«Ракета» превратила командировки фармкомпании в цифровой сервис
Автоматизация согласований, прозрачный бюджет и сокращение цикла командировки с 10 до 3 дней — на масштабе 1 200 человек и долгих поездок до 30 дней.
Р
Ракета
Корпоративные командировки
Фармацевтическая компания
1 200 сотрудников · R&D-центры в Европе и Азии
О компании
1 200 человек
Штат сотрудников с исследовательскими центрами в Европе и Азии
Многоступенчатое согласование
Цепочка от локального менеджера до комитета из трёх лиц
До 30 дней
Длительные командировки с активной перепиской о корректировках
Проблема
01
Excel-хаос в согласованиях
Ручное согласование маршрутов через формы — до 15 согласующих лиц в одной цепочке.
02
Перегрузка почты
В среднем 10 писем на одну поездку — переписка о правках съедала рабочее время.
03
Непрозрачный бюджет
Недостаточная видимость затрат по проектам: план vs факт расходился на ±12%.
Решение от Ракеты
Автоматизированный сценарий согласования
Настройка последовательных этапов и автоматических уведомлений
Интеграция с ERP-системой
Синхронизация бюджетов по проектам в режиме реального времени
Корпоративные тарифы
Спецусловия на проживание и авиабилеты для всех сотрудников
Централизованная аналитика
Интерактивная панель управления со всеми затратами и глубокая бизнес-аналитика
Достигнутые эффекты
−17%
Экономия бюджета
Снижение затрат на командировки в годовом выражении
×3
Быстрее согласование
Цикл согласования сократился с 10 до 3 дней
−65%
Меньше корректировок
Снижение числа правок маршрута на одну поездку
±3%
Точность планирования
План-факт бюджета: было ±12%, стало ±3%
“
«Ракета» помогла нам превратить командировки из ручного процесса в понятный цифровой сервис: оформление стало быстрее, контроль — прозрачнее, а нагрузка на сотрудников заметно снизилась.
Ракета • кейс
Фармацевтическая компания
«Ракета помогла нам превратить командировки из ручного процесса в понятный цифровой сервис: оформление стало быстрее, контроль — прозрачнее, а нагрузка на команду заметно снизилась».
О компании
Ключевые параметры бизнеса клиента
1 200
штат компании
2 региона
исследовательские центры в Европе и Азии
3 уровня
согласования: от локального менеджера до комитета из трёх лиц
до 30 дней
длительность одной командировки
Трансформация процесса
Было → Стало: что изменила Ракета
Проблема
Ручное управление командировками
Excel-формы и до 15 согласующих
Маршруты согласовывались вручную через электронные таблицы — цепочка из 15 лиц растягивала процесс.
≈10 писем на одну поездку
Корректировки маршрутов согласовывались в почте — терялись часы на переписку между отделами.
Непрозрачный бюджет
Затраты по проектам не аккумулировались — руководство не видело реальной картины расходов на командировки.
Решение Ракеты
Цифровой сервис командировок
Автоматизированный сценарий согласования
Настройка последовательных этапов и автоматических уведомлений — каждый согласующий получает задачу вовремя.
Интеграция с ERP-системой
Бюджеты по проектам синхронизируются в реальном времени — финансы всегда видят точные цифры.
Корпоративные тарифы на проживание и авиа
Закреплённые партнёрские условия снижают стоимость каждой поездки без ущерба комфорту сотрудников.
Централизованная панель и аналитика
Интерактивный дашборд со всеми затратами и глубокая бизнес-аналитика по расходам на поездки.
Достигнутые эффекты
Измеримые результаты после запуска Ракеты
−17%
Экономия бюджета командировок в год
прямой эффект от корпоративных тарифов и контроля расходов
×3
Сокращение цикла согласования
было 10 дней → стало 3 дня на одну поездку
−65%
Снижение числа корректировок маршрута
меньше переписки, меньше ошибок, меньше потерь времени
±3%
Точность планирования бюджета
раньше ±12% → теперь ±3% по командировочным проектам
Экономия бюджета командировок
Расходы оптимизированы без снижения мобильности команд.
−17% ежегодно
Цикл в 3 раза быстрее
Продолжительность цикла уменьшилась на семь рабочих дней.
было 10 дней
стало 3 дня
Меньше корректировок маршрута
Параметры поездки точнее планируются до её начала.
−65% изменений
Точность бюджета — ±3%
Отклонение расчёта сокращено на 75% относительно исходного уровня.
было ±12%
стало ±3%