Иногда оформленные командировки приходится отменять. Причины могут быть самые разные: сотрудник ушел на больничный или не может поехать по личным обстоятельствам, в поездке просто пропала необходимость или произошел некий форс-мажор. Во многих случаях уже оформленную командировку можно отменить, а средства за заказанные тревел-услуги зачастую удается вернуть. Как это сделать – расскажем сегодня в нашем материале.
Основные шаги
Если уже организованная командировка все-таки отменяется, важно оперативно обратиться в бизнес-тревел агентство, которое обслуживает вашу компанию. Консультант оформит возврат билетов (если тариф позволяет), отменит бронь на отель и другие заказанные услуги. Если деловую поездку нужно перенести на другие даты, агент поможет с этим. Главное – учитывать тарифы билетов и броней в отеле и применяемые к ним правила.
При отмене командировки важно подключить бухгалтера компании к работе над соответствующими отчётами. При этом отменить деловую поездку, как и изменить её длительность, можно только на основании дополнительного приказа работодателя. В этой связи сотруднику нужно:
- определить причины отмены и собрать все подтверждающие документы;
- составить служебную записку, указать в ней причину отмены поездки;
- подписать выпущенный приказ об отмене командировки;
- составить авансовый отчёт и оформить возврат неиспользованных средств, выделенных на поездку.
Возврат расходов
Если сотрудник получил деньги перед отправлением в командировку, а потом поездку отменили, он обязан вернуть аванс в кассу. Важно сделать это хотя бы за три рабочих дня после того, как командированный вернётся на работу.
Сотрудник также должен подготовить авансовый отчёт и все подтверждающие документы. Сформировать его можно на платформе Ракета или в нашем мобильном приложении Rocket in your pocket. Даже, если вы отменили все тревел-услуги, но сама командировка (как сущность) сохранилась, создавайте авансовый отчет прямо в ней.
Не забудьте, что, если билет на самолёт удалось вернуть, то нужно приложить подтверждение возврата билета, где указана его стоимость и возвращённая сумма. Если же билет был невозвратный — справку от перевозчика о том, что оформить возврат билета невозможно.
Когда командировка отменяется после отъезда работника, возвращать уже потраченные средства не нужно. В этом случае выполняется пересчет выданных ранее денег. Исключением может быть только нарушение сотрудником внутренних соглашений или устава компании. Такие вопросы, как правило, решаются в индивидуальном порядке на основе внутренних правовых документов. На заметку!
Для отмены или переноса командировки лучше ссылаться на официальные документы.
Чем раньше оформить возврат билетов, тем больше удастся вернуть (кроме невозвратных билетов).
Штрафы за отмену бронирования — расходы не сотрудника, а компании.
В авансовый отчёт вписывают сумму всех фактически понесённых расходов.
В случае переноса командировки на небольшой срок работник может не возвращать суточные, а использовать их позже.