В соответствии со ст. 167 ТК РФ, на время командировки за сотрудником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Трудового кодекса обязывает работодателя компенсировать расходы сотрудника на проживание, проезд, а также оплатить другие издержки, связанные со бизнес-поездкой.
Чтобы не упустить никаких важных деталей в оформлении командировок, мы подготовили для вас подробный чек-лист. Он поможет сориентироваться и организовать деловую поездку эффективно, безопасно и экономично.
Чек-лист по оформлению командировки
В каждой организации дополнительно к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, который регулирует процесс командирования работников. В таком документе прописывают:- что может являться целью деловой поездки;
- кого могут отправлять в бизнес-путешествие;
- размер суточных для командировочных по России и за рубежом;
- какие виды издержек оплачивает компания, в том числе экстра-траты (представительские расходы, трансфер, такси).
Перед бизнес-поездкой необходимо ознакомиться с положением о командировках в компании – так вы будете знать, какие расходы компенсируют, а какие нет.
Процесс оформления корпоративных поездок на каждом предприятии имеет свои нюансы. Но есть и общие правила, которые применимы для большей части компаний.
Кто поедет?
Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить в служебные поездки. Так, например, нельзя направлять в командировки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями возможно, если ему будут обеспечены все необходимые условия труда: к примеру, колясочнику необходимы пандусы.Кого нельзя командировать?
- женщины, имеющие детей до 3 лет;
- отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
- родители детей с ограниченными физическими возможностями;
- родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
- многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
- сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.
Командировать этих сотрудников получится только с их письменного согласия (ст. 259 и 264 ТК РФ).
Кроме того, сотрудника не могут отправить в бизнес-поездку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать сотрудника с отдыха, необходимо будет получить его письменное согласие.
В иных случаях работник, отказавшийся от деловой поездки, рискует стать обладателем дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения.
Как согласовать командировку?
В некоторых фирмах чтобы согласовать бизнес-путешествие и расходы по нему, нужно предоставить служебную записку руководству. В ней указываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.Впрочем, составлять служебную записку по закону необязательно. Во многих организациях сегодня процесс согласования командировок значительно упрощен и автоматизирован. Так, работник создает заявку в бизнес-системе компании (в «админке», проще говоря), после чего задача на оформление документации автоматически перенаправляется на ответственных сотрудников: в тревел-отдел, департамент по персоналу, бухгалтерию и т.д.
Автоматизировать согласование командировок можно и при помощи специальных цифровых сервисов и платформ для бизнес-поездок, как, например, Ракета. Схемы согласования командировок здесь возможны самые разные – в зависимости от потребностей компании.
Заявление на аванс
После согласования поездки работнику надлежит написать заявление на перечисление авансовых средств для покупки билетов и бронирования отеля. Сумма рассчитывается из примерной стоимости номеров гостиниц и транспортных расходов. Также в авансовый платеж включаются суточные. Здесь важно свериться с положением о командировках в вашей компании: на вряд ли сотрудники одобрят номер в отеле за 10 000 рублей, если предусмотрено ограничение по сумме, скажем, в 5000 рублей/сутки.Избежать ручного составления заявления на аванс можно, используя цифровые решения для командировок. Например, в онлайн-сервисе Ракета все расходы на поездки автоматически заносятся в командировочную документацию и также автоматически направляются в бухгалтерию. Сотруднику не нужно вручную писать заявления и бегать по кабинетам.
Приказ о командировке
Когда командировка утверждена, готовится приказ. Сотруднику нужно его подписать. Документ составляется в свободной форме, используемой в компании, или в официальном формате Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Ранее требовалось также оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало это необязательным. Хотя ряд предприятий используют их и сегодня. Это допустимо.В приказе указывают:
- кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
- куда;
- в какие даты и на сколько календарных дней;
- цель поездки;
- кто финансирует поездку (работодатель).
Также в документе могут быть поля для комментариев. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.
Отметим, что в современных цифровых сервисах для командировок приказы на поездки формируются автоматически, как и расчет суточных. Выгрузить такой приказ сотрудник может в один клик.
Бронирование отеля и билетов
В различных компаниях бронирование тревел-услуг происходит по-разному. В одних билеты и отель бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а других — за это отвечают тревел-менеджеры компании или другие ответственные лица, например, сотрудники по персоналу или секретариата.Многие предприятия сделали выбор в пользу специализированного онлайн-сервиса, где можно оформлять командировки и все тревел-услуги для них, оплачивая как юрлицо по безналичному расчету или с корпоративной карты. На Ракете можно выбрать любой из удобных способов вплоть до необходимого кост-центра.
Ряд организаций предоставляет для командировок сотрудникам служебные автомобили или разрешает им отправляться на собственном автотранспорте. В таком случае вместо билетов работнику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.
На платформе Ракета для таких случаев предусмотрена опция «Автопарк», которая позволяет использовать автомобильные средства компании для командировок сотрудников и вести контроль и отчетность по ним.
Выплата суточных
Суточные перечисляются работнику заранее, за несколько дней до командировки. Эти средства предназначены для оплаты экстра-расходов, связанных с командировкой, например, питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается.
В соответствии со ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за границей. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег. Здесь все зависит от политики компании.
Если деловая поездка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.
Командировка
Приказ о командировке подписан, билеты куплены, отель забронирован, суточные перечислены – пора в служебную поездку! Командировка обычно начинается с дороги в день поездки, но в каждой компании этот вопрос решают по-своему. На одних предприятиях в день командировки на работу можно не приходить, даже если вылет будет в 20 ч вечера. На других - прийти в офис нужно обязательно, хотя бы на пару часов.Основная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на отель, транспорт и другие издержки.
Важный лайфхак: в мобильном приложении Ракеты можно просто фотографировать чеки о расходах – они сразу будут сохраняться и затем отобразятся в авансовом отчете.
Отчеты
После поездки сотруднику обязательно нужно отчитаться о потраченных средствах. Для этого необходимо:- собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
- заполнить авансовый отчёт;
- если сотрудник потерял какой-то чек или посадочный талон на самолет, ему нужно подготовить служебную записку на компенсацию израсходованных средств.
В отчете нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько потрачено, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведен перерасчет.
Если командированный получил больше, чем израсходовал, придется вернуть лишнее. Если напротив, затрат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счет сотрудника.
Авансовый отчет вместе с чеками сдается в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.
В случае использования цифрового сервиса для командировок авансовый отчет формируется автоматически, на платформу подгружаются все чеки, документы и автоматически направляются в бухгалтерию. Сотруднику не нужно вручную заполнять бумаги и складировать чеки.
Документы для отчетности
О проживании
В качестве подтверждения проживания в отеле необходимо предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счет-фактуру.
Если работник поселился в квартире, апартаментах, необходимо приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. Не лишним будет также узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчетный документ.
О билетах
Если командированный летит самолетом, нужно иметь маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчетности. Билет на поезд также сохраняйте.
К авансовому отчету можно также приобщить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.
О дополнительных расходах
Прочие расходы возможны – это должно быть зафиксировано в положении о командировках в организации. Есть предприятия, которые компенсируют стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.